تقسيم الوقت إلى كتل للعمل عن بُعد: خطّط يومك

ما هو تقسيم الوقت إلى كتل؟

يشرحه كال نيوبورت، الذي أسهم في نشر هذه الطريقة، ببساطة: قائمة المهام لا تكفي، لذا قسّم ساعات عملك إلى كتل وخصّص لكل كتلة نشاطًا. قد تكون الكتلة «9:00–10:30 كتابة التقرير» أو «10:30–11:00 البريد الإلكتروني» أو «14:00–15:00 المكالمات».

الخطة ليست وعدًا بألّا يتغيّر شيء. إنها قرار تتخذه مسبقًا بشأن ما يستحق انتباهك أولًا.

لماذا يهمّ تقليل التنقّل؟

تُظهر الأبحاث التي لخّصتها الجمعية الأمريكية لعلم النفس أن الناس يخسرون وقتًا كلما انتقلوا بين المهام، ويخسرون أكثر حين تكون المهام معقدة. وفي المنزل يكون إغراء التنقّل دائمًا: إشعار، أو طرد بريدي، أو نظرة سريعة على الأخبار. وجمع الأعمال المتشابهة في كتلة واحدة – كل البريد في كتلة وكل المكالمات في أخرى – يقلّل عدد الانتقالات من دون أن يطلب منك جهدًا أكبر.

ما المدة المناسبة للكتلة؟

لا توجد إجابة واحدة صحيحة. يستخدم كثيرون كتلًا من 60 إلى 90 دقيقة للأعمال الصعبة لأن الاندماج في المهمة يحتاج إلى وقت، لكن هذه ممارسة شائعة وليست حدًّا مقيسًا. ابدأ بكتل مدتها ساعة. إن كنت تتوقف غالبًا قبل انتهاء الساعة فقصّرها، وإن كنت لا تزال مندمجًا حين يرنّ المؤقت فجرّب 90 دقيقة في المرة القادمة.

أما الأعمال الخفيفة – البريد والدردشة والمهام الإدارية – فتناسبها كتل قصيرة من 20 إلى 30 دقيقة، ويُفضَّل أن تكون مرتين أو ثلاثًا في اليوم بدل أن تمتد طوال اليوم.

الفواصل تُبقي الخطة حيّة

تفشل معظم خطط تقسيم الوقت لأنها ضيّقة أكثر من اللازم. تطول مكالمة، أو تكون مهمة أصعب من المتوقع، فينهار ما تبقى من اليوم. اترك فاصلًا من 10 إلى 15 دقيقة بين الكتل الكبيرة، وكتلة مفتوحة بعد الظهر لما يطرأ. وحين يتجاوز شيء وقته، انقل كتلة بدل أن تتخلّى عن الخطة.

مؤقت لكل كتلة

المؤقت الظاهر يحوّل الكتلة من نيّة إلى التزام. شغّل مؤقت الساعة الواحدة في بداية كتلة العمل العميق واتركه يعمل في زاوية الشاشة. وحين يرنّ، توقّف وخذ استراحة قصيرة وألقِ نظرة على الخطة قبل بدء الكتلة التالية. تكرار هذه المراجعة الصغيرة هو ما يجعل الخطة تصمد.